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怎么做笔记有利职场提升

2017年04月21日 17:25 来源于 财新网
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做笔记的表象看似仅为记录重点,实质却是整体心灵、思绪与感情的共同运作,对于课堂或会议信息解析、重组与整合
陈嫦芬
财新网“芬解上班族”专栏作家,陈嫦芬教授任教于北京大学光华管理学院、清华大学经管院MBA、EMBA,及台湾大学财金系,曾赴美国史丹福大学及日本京都大学商学研究院担任访问学者,着有教科书《“芬”解上班族──全相职场素养课》,于2015年秋由清华大学出版社发行,并于喜马拉雅FM电台开设音频节目《卓越之路》。资深国际投资银行家,前瑞银集团投资银行(UBS)亚太区副主席暨董事总经理、雷曼兄弟(Lehman Brothers)亚太区副总裁、及汇丰(HSBC)金融控股集团台湾区投行总经理。长期参与公共服务,关心社会公益及妇女议题,目前投身华人“职场素养与领导力”教育,并为两岸创业家名师教练。

  【财新网】(专栏作家 陈嫦芬)笔记与思维

  笔记本电脑问世迄今约近30年,已经普及到成为学生或上班族做笔记的工具。录音机或录像器也取代传统笔记的功能。这些看似便利的器具,会记录下课堂或会议上的情境,但不见得记录下我听讲时的心得。我在课堂或会议中记事仍惯用笔记本,让自己藉由文字勾勒出记忆与领悟。另一方面,心、手、脑三体并用的活动,刺激大脑神经,相关的记忆会停留得比较久。可说是一举数得!

  我们在做笔记的同时,会消化并整理接收信息,这是高度专注的心绪活动;也就是说,做笔记的表象看似仅为记录重点,实质却是整体心灵、思绪与感情的共同运作,对于课堂或会议信息解析、重组与整合。

  我年轻时记笔记如流水账,把听到的话老老实实地记下来,事后再看,记录的内容只限于听讲当时的记忆。步入职场后才惊觉,原来自己的笔记方式效率很低,虽记下不少东西,却难以产出有价值的意见或是行动方案。我发现,主管与同事们都很讲究做笔记的效率,每次与客户开会,大家一样专注地与会,可是会后的追踪或行动,我总是慢半拍,难以跟进主管的脚步。向同事请教后,我才明白:商务信息重点在于客户信息的意义与我的反馈思维。我的工作是了解客户需求,提出有价值的咨询意见及行动方案。因此,在倾听客户说话的同时,我应该根据自己的知识与技能,在会议中发想对应工作的框架与建议。换句话说,在专心开会的当下,我心中已陆续想出会后提交的报告内容,其中包含此计划的处理方式与应关注的事项。自从懂了这个原理之后,经过一段时间的实践练习,我做笔记的方法简化为以下两种方式:分别是“左右二分法”与“念头树”:

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  “左右二分法”是在笔记本页头标注人/事/时/地/物 (主题/会议时间/地点/与会者),然后,在页面中间画条直线,左侧为 inputs,是听到的信息,右侧为 outputs是已内化理解的信息。两者的主要差别,在于左侧为“事实”,右侧为“我在会议中对事件的对应发想、代办事项或自我提点”。用这个方法记录会议,会后需要追踪时,会很自然地先关注右侧的注记,迅速整理出应跟进的事项,能够很有效率地向主管或同事汇报会议重点。这样的笔记作法有助于我的工作效率提升,让我更加干练,同事与客户也对我快速的反应很是肯定。

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  “念头树”的原理很类似,是将每次开会收集的信息内容,从大主题、个别提纲、到议题章节分别记录。商务会议有约定俗成的结构,简报的层次分明,议题、说明、分析、利弊风险、决策、后续行动方案……等等,非常严谨。跟着这个思维做出的笔记也很清晰易懂。课堂学科的讲述,若没有如此严明结构的导引,我们仍可以先从课本的纲要目录找出结构层次,然后在听课时练习这个纪录方法,课后复习的效率会大为增长;入职场后应用到商务会议纪录,更能得心应手。

  对于商务会议或计划框架,我常使用左右二分法记录;但对于大计划的推动,特别是事情庞杂、参与人员较多的指标案件,我会反复编写出一棵“念头树”。把这图上的“念头树”逆时针转九十度,就是一棵树,从土里长出主干、往上还分支干乃至细小的分枝,演示计划的框架与代办事项的轻重缓急;讨论过程中,客户与同事间的脑力激荡意见,如同新冒出的芽叶,添增于念头树上,都代表了梳理思考架构的足迹,对于认识计划层层叠叠的相互连结关系、统整全局思维很有帮助。

  在竞争激烈的大案件中,“念头树”几次成为令同事惊喜的基础数据库,是团队士气的推动力。这功夫不仅使团队能迅速集结共识、推进计划,也能鼓舞团队斗志,展现自己的领导才干与思考脉络,清晰汇整了所有关联信息。团队成员发现我身为主管,比大家认真,并且对整个计划的谋略了然于胸,无不全力以赴。我的“念头树”也多次让客户留下很好的印象。

  我在机构里培训年轻同事时,常喜欢查阅他们的笔记,借此判断此人是否具备较清楚的逻辑思维,考虑是否擢拔为关键培训人选。以上两个做笔记的方法,建议大家试试!

  我在国际机构服务了很长时间,许多同事为西方人,我很钦佩纪律严谨、素养高的人,他们也多有长期做笔记的好习惯。很多人每逢岁末(圣诞节与新年),会总结一年来的感悟心得,寄予亲朋好友分享;有些人阅历丰富且文采不凡,贺节的绵绵心意增进彼此的情谊。耳濡目染下,我也以“年度报告”向好友贺岁,知会一年来的见闻感悟。即使行程忙碌,只要翻阅工作日志及随身笔记,就能不费力地迅速写就“年度报告”,恍如穿越时光隧道。我追求尽可能认真地度过每一天,不论是得意、平淡或事与愿违的日子,常随手记录心情。这样的随记,是自我省察很好的线索,对自己的言行举止,能起到一定的惕励功效。偶尔心绪低落时,看到笔记里留注的小成就,便能安慰当下挫败的心情,珍惜一二好事,相信未来依然充满温煦阳光。

  作者为资深国际投资银行家,现任教于北京大学光华管理学院、清华大学经管院MBA、EMBA,及台湾大学财金系。财新音频节目地址 ,更多内容请关注陈嫦芬微信公众号《芬解上班族》及喜马拉雅FM电台节目《卓越之路》。

责任编辑:张帆 | 版面编辑:张柘
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